• Allan Bjørngaard

KNI optimerer deres budgettering og rapportering med Toolpacks standard løsninger


KNI A/S, der tidligere hed Den Kongelige Grønlandske Handel (KGH), har en historie, der går helt tilbage til etableringen i 1774. Dengang var den oprindelige opgave at forsyne det grønlandske folk med dagligvarer i de byer og bygder, hvor det ikke var muligt at drive forretning på kommercielle vilkår. Det er stadig en af de vigtigste opgaver i KNI, der i dag drives ud fra moderne forretningsprincipper. Netop derfor er Toolpack 365 en fast del af hele økonomidelen for at sikre, at alt fra budgettering til årsrapportering foregår hurtigt, smidigt og sikkert.

I øvrigt er der også god økonomi i Toolpack Solutions løsningen – den er nemlig så besparende, at den har tjent sig selv hjem adskillige gange.

Da KNI anskaffede løsningen, medførte det hurtigt, at der årligt kunne spares minimum 6 mandeuger alene på budgetprocessen, fordi Toolpack 365 henter kontoplan og aktualiserede tal direkte i KNI’s økonomisystem, hvorefter delbudgetterne sendes ud til de budgetansvarlige. Altså uden ekstra tastearbejde.

Siden den succesfulde start er budgetdelen blevet endnu mere detaljeret, og grundet den store tilfredshed med systemet, har KNI taget flere andre værktøjer i anvendelse, så både intern rapportering, ekstern rapportering, likviditetsstyring og budgettering i dag faciliteres af Toolpack 365.

Fra budget til afrapportering

Toolpack 365 bruges således stadig indgående i budgetfasen, når budgetmodellerne skal opbygges og udsendes til de budgetansvarlige. Således modtager alle budgetansvarlige i selskabets forskellige forretningsenheder økonomiske oversigter til brug for budgetudarbejdelsen, som efterfølgende returneres og konsolideres i selskabets økonomiafdeling. Denne proces foregår både i moderselskabet samt i selskabets dattervirksomheder.

"Men udover budgetdelen, har vi også stort udbytte af afrapporteringsdelen," fortæller Per Jensen, der er regnskabschef hos KNI. "Vi bruger således Ledelsesrapporten som internt værktøj plus Toolpack 365s andre rapporteringsværktøjer – eksempelvis Årsrapporten i forhold til vores eksterne rapportering, samt likviditetsmodulet til styring og opfølgning på selskabets pengestrømme," fortæller han.

Årsrapporten er bygget op præcist, som KNI gerne vil have den, og den fungerer efter samme princip med, at man henter data direkte fra økonomisystemet og fører dem over i rapporteringsløsningen.

Ledelsesrapport uden sved på panden

Ledelsesrapporten bruges mest til intern rapportering og intern opfølgning i alle forretningsenheder og stabe, hvilket sker en gang om måneden ved et enkelt klik. Hver budgetansvarlig får en månedlig rapport, hvor vedkommende kan følge op på realiserede, budgetterede og sidste års tal. Udover at de får denne rapport, får de også Toolpack 365 rapporteringsløsning, Perioderapporten.

Perioderapporten – fra intern til ekstern rapportering

"Vi bruger perioderapporten til på månedsbasis at løfte den interne rapportering over i en ekstern rapportering, fortæller Per Jensen videre og roser de grafiske muligheder for at præsentere tallene og resultaterne på en overskuelig måde." Per Jensen udtrykker stor tilfredshed med muligheden for at vise informationerne på næsten enhver tænkelig grafisk præsentationsmåde, netop fordi det hele ligger i Excel og Power BI. "Det er et meget smidigt værktøj," som han siger.

Nemme grafiske præsentationer

"Vi kan tilrette rapporterne præcist, som vi har lyst til, at de skal se ud – og det hele foregår meget simpelt og fleksibelt. Så hvis man er vant til at bruge Excel, så skaber det en anden dynamik, end hvis man bare bruger sit økonomisystems præsentationsmuligheder. Herudover sparer det ekstremt meget tid i forbindelse med afrapporteringen, når man ikke skal sidde og taste en masse tal, hvor der i øvrigt er store muligheder for at lave fejl, men at man derimod kan flytte data direkte fra vores økonomisystem over i Toolpack 365s rapporteringspakken med det samme," lyder det fra regnskabschefen.

Løsningen er allerede tjent hjem

"Toolpack Solutions løsninger sparer os for en masse mandeuger, både fordi vi får al rapportering tilbage i ensartet form i foruddefinerede skemaer, som vi efterfølgende kan analysere og se konsekvensen af meget hurtigt. Det er meget tidsbesparende for dem, der skal deltage i budgetprocessen og den efterfølgende afrapportering – og det er bl.a. også for hele organisationens skyld, vi har gjort det. De får jo et værktøj, der er relativt nemt at operere i og meget struktureret," slutter Per Jensen.




 

Ønsker du at se hvordan processerne kan automatiseres?

- Så book din tid direkte i kalenderen:

Kontakt os for mere information om Toolpack365

Eller kontakt os på:


+45 70 20 40 09

hello@toolpack365.com