• Lars Frost

5 råd til den optimale budgetproces


5 gode råd til en optimal budgettering

Budgetprocessen er en stor udfordring.

Kravene til kvaliteten af det udførte arbejde er stort. Budgetprocessen skal inkludere grundige overvejelser og vurderinger af konstant skiftende markedsmæssige forhold, detaljeret analyse og vurdering af fremtidige indtjeningsmuligheder, evaluering og opfølgning på KPI, foruden de klassiske budgetmæssige opgaver.

Samtidig er der et øget fokus på brugen af ressourcer i processen.

Så hvordan kommer du igennem budgetprocessen, så den bringer værdi og lever op til kravene uden at fjerne fokus og ressourcer fra den igangværende forretning?

Vi giver her 5 gode råd til budgetprocessen og hvordan Toolpack 365 budgetløsning bedst bruges til at optimere processen.

1 Overvej dit formål grundigt

Vurdér grundigt hvilken værdi processen skal give og hvordan den nuværende proces lever op til dette. Det er vigtigt at budgettet er med til at forbedre styringen af virksomheden, så kort sagt, du skal have øje for dit formål.

Med Toolpack 365 har du mulighed for at implementere en budgetmodel eller et værktøj som er dynamisk og skalerbart. Så kan du hurtigt og enkelt kan tilpasse og opbygge budgetmodellen i forhold til virksomhedens løbende behov og målsætninger. Det bliver nemt at involvere organisationen som en integreret del af modellen, således at man opnår den bedste styring og forankring af budgettet i hele organisationen.

2 Planlæg ansvar og segmentér

Sørg for at planlægge strukturen for indsamling, opfølgning og anvendelse af dine data, og udpeg én overordnet ansvarlig for koordinering og styring af budgetprocessen. Overvej samtidig hvordan du ønsker at involvere andre budgetterende enheder, herunder eventuelle datterselskaber.

Du kan med Toolpack 365 eksempelvis tilpasse de enkelte budgetpakker til de forskellige forretningsenheder, så de kun ser en model som indeholder deres specifikke del af driften. Du kan eventuelt tage udgangspunkt i nogle historiske tal, som kan danne grundlaget for det nye budget. Dette er oftest et godt grundlag, da historiske sæsonudsving bliver afspejlet her. Herefter er det nemt at tilpasse/justere mindre eller større dele af budgettet på èn gang udfra nogle hjælpefunktioner.

3 Afstem din detaljeringrad og undersøg scenarier

Overvej dit budgetteringsniveau, og sæt detaljeringsgraden efter den værdi du ønsker. For meget information kan nemt føre til manglende overblik og spildt tid. Derfor er det vigtigt at holde detaljerne i overensstemmelse med formålet, og i stedet bruge mere tid på at simulere på mulige scenarier og tilhørende konsekvenser.

Du kan nemt tilknytte simuleringsmodeller direkte i Toolpack 365 budgetmodellen. Med disse modeller får man mulighed får at lave simuleringer, som slår direkte igennem i budgettet uanset detaljeringsniveau. Det gør, at du hurtigt kan se effekten både på delbudgetter og den samlede forretning. Simuleringsmodellerne kan ligeledes anvendes, når man efterfølgende eventuelt ønsker at lave et forecast med udgangspunkt i den oprindelige budgetmodel.

4 Sørg for ensartet datakvalitet

Det er vigtigt at der er sammenhæng mellem registreringsniveauet i økonomisystemet og strukturen i budgettet, så du efterfølgende er i stand til at følge op på budgetmålene. På samme tid bør du sætte KPI-mål op på medarbejderne i henhold til budgetplanen, og efterfølgende følge op på deres resultater sammenholdt med deres budgetmål.

Opsæt præcis den budgetstruktur med Toolpack 365, som der passer til virksomheden. Her er anvendelse af dimensioner som en yderligere detaljeringsgrad også mulig. Budgetstrukturen vil altid tage udgangspunkt i den eksisterende kontoplan, og du vil efterfølgende i processen have fri mulighed for at tilføre nye konti og dimensioner til din budgetmodel. Jo mere dynamisk denne del kan være, jo bedre sikrer du at grundlaget til budgettet er 100% synkroniseret med økonomisystemet. Tillæg også yderligere informationer i løbet af budgetprocessen.

5 Præsentér overskueligt og intuitivt

Det er vigtigt, at du sikrer budgetpræsentationen er overskuelig og forholdsvis intuitiv så beslutningerne tages på det bedst mulige grundlag. Detailbudgettet skal derfor holdes adskilt fra den overordnede præsentationspakke og udelukkende vedlægges som bagvedliggende dokumentation.

Toolpack 365 giver dig en dynamisk budgetmodel og samtidig på overskuelig måde sikrer sammenhængen fra nederste niveau til den overordnede præsentation til ledelsen. Du har i den forbindelse mulighed for at integrere dine budgetkommentarer direkte i budgetmodellen. Jo mere automatisk denne proces forløber, jo hurtigere kan du præsentere resultatet af ændringerne.

Håber det gav dig fik lidt inspiration til budgetprocessen. Hvis du gerne vil have yderligere råd eller vejledning, er du velkommen til kontakte os for at høre mere.

Vi ønsker dig en god og effektiv budgettering.

 
Kontakt os for mere information om en automatisering af din budgetproces

Eller kontakt os på:


+45 70 20 40 09

hello@toolpack365.com